CŒUR ERP · MODULE COLIBASE

Le système nerveux du négoce.

Commandes, achats, ventes, containers, prix de revient, facturation — un seul référentiel cohérent, conçu pour les flux import/export.

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Multi-sociétés

Multi-devises

Multi-dépôts

— Modules

Containers

Tableaux de bord

Commandes

Stocks

Achats

Ventes

Clients

Fournisseurs

Comptabilité

CA YTD

€18.6M

+14.2%

Containers

en cours

Marge moy.

23.7%

+1.2pt

SLA

97.4%

+2.1pt

Pipeline containers · 12 mois

Pensé pour vos flux

Ce qui change vraiment.

Pilotez vos containers de bout en bout

Booking prévisionnels, chargement bateaux, suivi voyage, douane, contrôle qualité, calcul automatique du prix de revient au container.

Consolidation multi-commandes par container
Suivi temps réel transit & douane
Calcul automatique PRA, frais d'approche, taxes
Alertes proactives sur retards et événements clés

30%

45%

60%

75%

90%

Achats et ventes parlent la même langue

Demandes d'achat, RFQ, accusés, factures fournisseurs — le tout reconnecté nativement aux ventes, aux stocks et à la trésorerie.

Workflows d'approbation paramétrables
Multi-tarifs, remises, conditions par client
Facturation automatique sur événements
Comptabilisation Sage / Cegid / EBP en un clic

Réception

842

+8%

Picking

1248

+12%

Expédition

318

-3%

Inventaire

+1%

Tous vos stocks en temps réel

Multi-sites, multi-emplacements, réservations, lots/séries, valorisation FIFO/PMP — la vérité du stock sans rapprochement Excel.

Réservations sur commandes et containers
Traçabilité lot/série bout en bout
Inventaires tournants pilotés
Valorisation FIFO ou PMP, ajustée à chaque mouvement

Spécifications

Construit pour le long terme.

Architecture

Client-serveur ou SaaS

Choisissez votre mode de déploiement. Migration sans rupture entre les deux.

Performance

+ 500 utilisateurs simultanés

Pensé pour les organisations qui bougent réellement du volume.

Connectivité

EDI, API REST, ETL

Interfacé avec vos partenaires GMS, transporteurs et fournisseurs.

Mobile

iOS · Android

L'ERP dans la poche via Colportable, pour entrepôt et terrain.

Sécurité

SSO, MFA, audit log

Authentification entreprise. Traces complètes de chaque action.

Support

Hotline FR · 9h-17h

Une équipe métier basée en France, pas un script d'escalade.

Colibase ERP

L’ERP de référence du négoce et de l’import-export.

Avec la richesse fonctionnelle de Colibase, un seul outil gère vos produits, de l’achat à la vente.

Les achats

Fiche détaillée sur chaque article.
Historique des ventes et des achats
Génération automatique de référencements clients.
Système de calcul instantané et modifiable des tarifs commerciaux par formule.
Fiche fournisseurs complète.
Gestion de commandes fournisseurs et cadencement de livraisons.
Suivi des commandes multiples.
Suivi et édition du document d’import, clauses et conditions.

Les douanes

Calcul des frais, des documents douaniers et intégration dans les prix de revient.
Déclaration d’échange de biens et interface avec le logiciel des douanes.
Gestion des nomenclatures douanières et des taux de douane applicables.
Suivi des dédouanements (entrepôt et quantités sous douane).
Gestion de tous types de containers.
Gestion de l’embarquement multiple.
Planification d’entrée en stock des containers.
Gestion des lieux de réception des containers.

Les ventes

Gestion complète des stocks.
Gestion des entrepôts distants, des hauteurs et du sol.
Réapprovisionnement et calcul des mouvements caristes.
Information de stock par dépôt, en préparation.
Fiche client complète.
Gestions des centrales d’achat.
Gestions des tarifs et référencement clients et / ou centrales.
Gestion des encours au client, globalisé, tiers payeurs, autorisation interne.

Les commandes clients

Suivi d’une commande avec consultation instantanée de toutes livraisons et factures associés.
Gestion de l’encours clients.
Gestion des frais d’approche (pour un calcul précis des coûts de revient)
Création de commande rapide, informations à la saisie article des prix liés au client, des disponibilités reliquats et arrivages, quantités mini, échantillons, niveau de réservation, produits gratuits, derniers prix payés, articles de substitution, prhotographies.

Preparations livraisons

Calcul et génération automatique des bons de préparation par rapport au stock disponible et par rapport aux risques financiers clients.
Eclatement des bons de préparation par entrepôt.
Constitution des palettes, du contenu des cartons, box palette ; EDI avec les systèmes des clients.

Financier / comptabilite

Génération automatique des factures à partir de listes de bons de livraison en un seul clic :
Avoirs automatises, statistiques de ventes, tableaux de bord instantanés des informations financières, de stock, d’achats et de ventes.

Integration des commandes et de l’edi

Récupérer automatiquement les commandes depuis nos applications portables, les sites internet ou directement depuis les solution EDI des centrales d’achat
Vous pouvez consulter les lignes de ces commandes avant de les intégrer afin de controler que les prix ou les informations sont justes grace au tableau de bord réalisé spécialement pour vous faire gagner du temps et indiquer les anomalies que Colibase trouvera

Les tableaux de bord

Utilisez les tableaux de bord de Colibase disponibles
Votre vision sera suivant les périodes : date à date année en cours mois en cours journée en cours
Exemple de tableaux de bords :
Commandes fournisseurs (en nombre, montant, en carton) dont quantités embarquées
Embarquements (en nombre, montant en carton) dont quantités reçues du stock reçu
Commandes clients (en nombre, montant, en carton) dont quantités préparées des commandes clients en préparation (en nombre, montant, en carton) dont quantités livrées
Commandes clients en livraison (en nombre, montant, en carton) dont quantités validées
Factures/avoirs clients (en nombre et montant) dont quantités livrées + montant et pourcentage de marge sur facture
Visualisation du stock actuel en : montant (Px rendu définitif et px rendu moyen pondéré, en volume, en quantités (pièces et cartons).
Visualisation des données instantanées :
A l’achat : Commandes fournisseur / commandes fournisseurs + Lettres de crédit / en voyage ;
A la vente : - Quantités en (devis/attente/normale/publicité/option) ;
Nombre de bons de préparation à valider ;
Nombre de bordereaux de livraison à valider ;
Nombre de bordereaux de livraison à facturer ;

Colibase ERP

La gestion des articles, dans le détail.

Fiche article complète, listes Excel, recherches multicritères, images et catalogues, tarifs et taxes : tout l’article, de la création à la vente.

Multi accès (raccourcis) pour accéder directement aux informations (tarifs, planning livraison, photos,…)
Export/import des Articles, des traductions
Fonction de remplacement automatique dans chaque fiche de zones telles que : article de substitution, matière, incoterm, type de norme, NDP, prix d’achat, devise d’achat, collection, saison, forme, couleurs
Possibilité de sauvegarder des listes d’articles sous un nom (exemple : elle peut correspondre à un référencement client), et de les rappeler ultérieurement
Possibilité de création de fiche Article par duplication avec suffixe, avec une nouvelle

Suivi des articles

La liste des articles se présente sous la forme d’un fichier Excel (colonnes),
Affichage ciblé des informations des articles en fonction du métier et des préférences de l’utilisateur grâce à 6 onglets (vision acheteur, commercial, tarifs,taxes, gestion taille/couleur…)
Trois affichages des quantités possibles (Colis, sous colis, pièces)
Plus de 50 recherches préprogrammées (par référence, libellé, famille, sous-famille, fournisseurs, articles sans sous-famille, NDP, acheteur,gencod...)
Une recherche multicritères d’articles qui permet de croiser plusieurs critères de recherche tels que code article, une ou plusieurs familles, une ou plusieurs sous-familles, saison, couleur, tranche de prix, quantités en stock, fournisseur
Possibilité de tri des articles en ordre croissant ou décroissant en cliquant sur l’entête des colonnes
Quand un article de la liste est surligné, sa photo apparaît en bas de l’écran
Possibilité de «nettoyer» des articles de l’écran afin de conserver uniquement une sélection d’articles voulus.
Fonction d’analyse du prix de revient définitif ou pondéré par rapport au prix d’achat
Fonction de calcul des PR (prix de revient) des composés
Possibilité d’export HTML, XML, Excel
Possibilité de changer ou créer les tarifs par formule, par remplacement de valeurs, par intégration de fichiers Excel
La fiche article peut être visualisée : en mode Consultation (fiche synthétique non modifiable), en mode Modification (fiche complète modifiable) mais accessible uniquement par les personnes autorisées.
Fiche détaillée de l’article
Libellé, court et description d’un produit
Nouvelle référence et ancienne référence
Codification par famille et sous-famille, univers,thème,collection,saison,nouveauté, one-shot,permanent , saisonnier
Articles de substitution = le même article pouvant être remplacé sans prévenir le client
Articles de remplacement = un produit proche nécessitant souvent une action commerciale ou un produit de couleur différente par exemple
Multi catalogue
Gestion d’un minimum de ventes et de stock
Gestion des codes à barres EAN 8 / EAN 12/13/14 et EAN 128 + QR Codes
Code barres - Multi code barres par produit -
Multi produits par code barres code barres à la pièce, au sous-colis, au colis
La fiche article peut être visualisée :
Prix d’achat, devise, type d’unité d’achat
Incoterms et lieu d’incoterms
Achat en lot, achat par set, achat à la douzaine
Renseignement sur les poids, dimensions et volumes, à la pièce, à l’emballage, au sous-colis, au colis, à la palette
Type d’unité de conditionnement
Coefficient d’unité de conditionnement par rapport à l’unité de vente et coefficient d’unité d’achat/unité de vente
Fournisseurs multiples pour chaque article (MOQ pour chaque fournisseur)
Historique de tous les prix d’achat comprenant entre autres la date, la référence de commande, le prix, la devise et son taux d’achat, la quantité, les remises, l’incoterm
Codification douanière (NDP), origine et provenance, certificat d’origine
Gestion des normes des produits
Gestion des paramètres import (documents, remises, NDP...)
Calcul du prix de revient et historique de tous les prix de revient détaillés
Outil de simulation de prix de revient entrepôt, prix de revient Client et estimation du prix de vente
Possibilité d’une quantité minimum d’achat et

Fiche articles

Gestion de 7 images par article (l’image 1 correspond à l’image affichée dans COLIBASE, l’image 2 pourrait être utilisée pour le site Internet, l’image 3 pour stocker la très haute définition…)
Association d’images à l’article pour réalisation de catalogues papier ou Internet

Images et catalogues

Définition de la présentation des produits (sachet, blister, vrac...)
Gestion des informations commerciales en multi langue
Définition des tarifs en devise, en fonction d’un incoterm
Définition de tarif particulier ou de référencement pour des clients, des centrales…
Gestion des référencements
Prix de vente à la pièce, par sous conditionnement, au colis/carton complet, par quantités et conditionnement (C1,C2...), prix promotionnels
Gestion de prix nets supprimant les remises globales à la ligne d’un produit
Contrôle automatique de la saisie d’un prix en fonction d’un prix mini empêchant toute saisie ne respectant pas les “marges” de l’entreprise, avec génération d’alerte et validation possible par des responsables
Contrôle des prix en fonction des prix de revient avec alerte en cas de dépassement
Calcul de tarif sur la base de formule, intégrant les prix de revient, le transport, l’incoterm, la fourchette de prix, et le prix d’autres tarifs,
Calcul des tarifs en cascade sur la base de

Gestion de la vente

Tableau de bord instantané de la “vie d’un produit”
Produits commandés aux fournisseurs, avec en un clic le détail et les dates prévues de réception
Produits « mis à disposition » par les fournisseurs, avec en un clic le détail et les dates prévues de réception
Produits “en transit” ou (chargés sur un bateau, un avion ou un camion) avec en un clic le détail et les dates prévues de réception
Produits “en douane ou confirmés en réception” avec en un clic le détail et les dates prévues de réception référence, en taille/couleur
Possibilité d’imprimer une infinité de documents personnalisables, catalogues (avec ou sans photos, avec ou sans code barre, prix...), référencements, normes articles, étiquettes articles...en multi langue et multi format (PDF,xls,word,jpeg....)
Possibilité de duplication, renommage, création rapide....... ou pour toute quantité
Calcul automatique de code barres ou calcul de la clé d’un code barres
État de l’article (création, vente (normal/épuisement/stand-by), interdit à la vente, abandonné)
Gestion de la visibilité du produit sur le site internet (toujours, Uniquement si dispo > ou < à x pièces, jamais)
Gestion de la prévente, des ventes sur stock, des produits en stand-by
Sous-colisage et colisage (quantité et nature)
Multi langues (libellé, descriptif commercial, descriptif technique, normes, dimensions, particularités…) => repris par RPrinter, l’éditeur de page.
Gestion de notes générales, spécifiques aux acheteurs, aux commerciaux, aux préparateurs
Gestion des articles fragiles, possédant des vitres, des glaces, des piles
Type d’articles : Achat, Fabriqué, Prestation, Composant, Colis composé
Gestion complète des taxes: la DEEE – Eco-
Emballage (prix unitaire, catégorie, poids de référence,…), SORECOP, Taxe Eco-Mobilière (EPM) , réglementation européenne REACH, Taxe Eco-pile, Taxe Eco-Textile
Gestion des collections, saisons, formes, taille/couleur, matière, marque
Informations sur le prix de revient estimé (à la création de l’article), le prix de revient définitif, le prix de revient moyen pondéré
Gestion de thèmes d’articles afin de regrouper des articles sur des thèmes génériques comme par exemple Noël / Saint valentin / l’osier / la F1 / ... indépendamment d’une classification de famille
Gestion des échantillons d’un article, du nombre et de la date de réception ainsi que du lieu de rangement et des remarques associées
Gestion de la visibilité de l’article sur votre site internet (toujours, jamais, uniquement si quantités disponibles supérieur à « x » pièces, uniquement si quantités reste à vendre supérieur à « x » pièces.
Gestion si article soumis à des durées de DLC/DLUO
Stockage de documents issus de vos fournisseurs (PDF, XLS, WORD , IMAGES.....)
Gestion des tests, rapports de test, organismes de tests et toutes les normes se rapportant à vos articles
Visu des stocks en commande/expédié/en douane/au dépot/en commande client/ en préparation/en expédition..... d’un délai moyen de livraison
Stockage de documents issus de vos fournisseurs (PDF, XLS, WORD , IMAGES.....)
Gestion des différents niveau de contrôle de la qualité avec alerte et rappel (échantillons, contrôle matière, sample,.....)
Recherche des tâches à faire par date/user/actions à faire
Gestion des dates de MAD / ETD / ETA / Douane / Arrivée bateau / Dépôt / Dispo client
Contrôle lors de l’embarquement et validation
Expédition fournisseur avec gestion des UT et des qtés par date
Possibilité d’imprimer une infinité de documents personnalisables en multi langue et multi format (PDF,xls,word,jpeg....)
Possibilité d’import depuis des fichiers txt/xls au format HTML, PDF, Word, Excel
Envoi des catalogues en un clic aux commerciaux, aux clients par email
Création de CDROM d’une liste de produits avec association des images pour chaque produit et création d’un document HTML de présentation du CDROM
Fourniture de nombreux modèles de documents avec photo, code barre, destinés à tous les services
Possibilité d’imprimer une infinité de documents personnalisables en multi langue et multi format (PDF,xls,word,jpeg....)
Possibilité d’import depuis des fichiers txt/xls
Possibilité de stocker dans la fiche article l’ensemble des documents liés (Cahier des charges, fiches de test…) coefficients intégrant les prix de revient, le transport, l’incoterm, la fourchette de prix
Possibilité d’une quantité minimum de vente
Tranches d’âge d’utilisation du produit
Gestion des assortiments
Par article et par client, lui affecter un code barre, un prix de vente public, un rayon de rangement
Possibilité d’imprimer une infinité de documents personnalisables en multi langue et multi format (PDF,xls,word,jpeg....)
Possibilité d’import depuis des fichiers txt/xls
Produits en stock ou en préparation de commande avec en un clic le détail des entrepôts et des emplacements/travées
Produits en commande par les clients en séparant bien les devis, les commandes en attente, les commandes normales, les commandes associées à de la publicité ou une ouverture de magasin ou une date impérative, avec en un clic le détail des clients des prix et des commandes
Produits disponibles sur stock
Produits en commande(s) optionnelle(s) avec en un clic le détail des clients des prix et des commandes
Produits restant à vendre avec intégration de toutes les réceptions et des livraisons futures
Gestion des commandes de produits en option
Gestion des commandes sur arrivage avec positionnement d’une commande client sur les futurs arrivages de marchandises (pas d’impact sur le stock actuel mais sur les commandes fournisseurs arrivant)
Produits en rupture sur stock, produits en arrivage ultérieur
Rotation des produits
Statistique pour chaque article avec une vision mensuelle des achats et des ventes en pièce, sous-colis, colis, palettes et en montant.
Statistiques par type de vente (Normal/OP/Implantation.....)
Produits livrés et facturés (détail par date/client/centrale....)
Nombreuses statistiques par produit

Colibase ERP

Le commercial et les clients.

Fiches clients, encours, commandes, remises de la grande distribution, EDI-AGP : toute la relation commerciale.

Gestion des encours

Fiche client détaillée
Affectation de la langue utilisée pour les éditions (Proforma, devis, bon de commande…)
Multi-banques avec RIB (contrôle de RIB débrayable)
Gestion EDI-AGP avec identification par GLN/EAN13
Multiples adresses de livraison avec transporteurs préférentiels par adresse, particularités de livraison (camion hayon, horaires, informations transporteur) et identification par GLN/EAN13
Interlocuteurs multiples avec téléphones, fax direct, email
Gestion de l’encours financier au client / par centre payeur / par groupe de magasins, possibilité de définir un encours interne avec blocage des livraisons en fonction de celui-ci
Gestion des assurances crédit
Regroupement des clients par centrale d’achat (nationale et régionale)
Type de frais de livraison, seuil franco, tournée de livraison
Gestion de type de clients avec statistiques associées
Gestion du commercial, de l’apporteur d’affaire et du commercial interne
Commissions sur vente par commercial, apporteur d’affaires
Gestion des tarifs de vente (choix d’un tarif, choix d’un tarif de référencement ou tarif particulier, taux de remise, prix nets, remise par palier, RFA...)
Escompte, remise à la ligne, remise bas de facture, régime de TVA, régime TPF
Gestion des provisions sur débours
Affectation comptable et lien de chaque client avec la comptabilité (grand-livre, ventes, règlements...)
Etat d’un client défini par la compta : actif, suspendu, interdit
Statut client et prospect (actif, perdu, disparu)
Gestion des conditions de mailing d’un client
Codification des clients manuelle, automatique ou par code racine
Accès directs avec affichage des quantités pour visualisation : des commandes, devis, pro forma, confirmation de commande des bons de préparation, expédition et de livraison des factures et des avoirs des informations comptables des contacts des appels reçus du client des derniers prix payés des remises des articles livrés/facturés
Gestion et éditions des reliquats de commandes par client avec annulations automatiques
Gestion des règlements clients
Gestion de la franchise de TVA
La liste des clients se présente sous la forme d’un fichier Excel (colonnes)
Plus de 50 recherches préprogrammées (par code, raison, enseigne, centrale...)
Une recherche multi-critères des clients qui permet de croiser plusieurs critères de recherche tels que code, raison, enseigne, centrale
Possibilité de tri des clients en ordre croissant ou décroissant en cliquant sur l’entête des colonnes
Possibilité de "nettoyer" des clients de l’écran afin d’avoir une liste qui corresponde à une demande précise
Fonction de remplacement automatique dans plusieurs fiches de zones telles que : centrale, type de client, mode règlements, commissions VRP, Attaché commercial, Agent, etc.
Possibilité de sauvegarder des listes de clients, de commande… sous un nom (exemple : elle peut correspondre à une liste de magasins), et de les rappeler ultérieurement
Possibilité de visualiser le CA par type de client/département/centrale/commercial
Possibilité d’imprimer depuis la liste des clients une infinité de documents
Export du fichier client possible vers Excel
Visualisation directe pour une sélection de commande du total livré/total commandé, du total Reste à livrer et du total annulé.
Possibilité d’imprimer une infinité de documents personnalisables en multi langues et multi formats (PDF,xls,word,jpeg....)
Recherches et tri multi-critères
Statistiques de commandes, livraisons, facturations, règlements de date à date
Création des commandes par lieu de livraison
Duplication de commandes pour une autre date, pour un groupe de magasin, pour une centrale
Création automatique des commandes par centrale d’achat en mode tableau
Possibilité de créer une commande globale pour un groupe de clients afin de réserver la marchandise et de diminuer la réservation de celle-ci à chaque réception des commandes de chaque magasin (transfert de quantité de la commande globale vers une autre commande (ex : magasin d’un groupement ou d’une centrale)
Création de commandes adaptées aux articles gérés par tailles et par couleurs
Possibilité de saisir des commandes avec les nouvelles ou anciennes références articles (utilisées dans l’ancien système d’information) ou par référence client
Saisie des commandes en mode groupé, possibilité d’affecter automatiquement une quantité à chaque ligne
Multi taux de TVA (20; 19.6 ; 5.5 % ; exo)
Possibilité de gérer des quantités gratuites lors de la prise de commande
Possibilité de gérer des demandes d’échantillons lors de la prise de commande
Transfert de commandes d’un lieu de livraison vers un autre
Gestion des commandes par centrale d’achat
Suivi d’une commande avec consultation instantanée de toutes les préparations, livraisons, factures et avoirs associés
Gestion regroupement de commandes en une seule par transfert (identique/modifié) ou duplication (identique/modifiée) de lignes de commande => possibilité d’annuler les reliquats d’une commande antérieure
Gestion des types de commandes (avec priorité de livraisons, publicités, salon, date de livraison impérative, livraison à moyen terme...) => niveau de réservation
Gestion des remises sur les commandes supportant toutes les possibilités de la grande distribution (remise à la ligne, remise par palier, remise centrale, remise implantation, RFA...)
Gestion automatique des anomalies sur commandes (manque de stock, prix de vente inférieur au prix mini, colisage modifié...)
Gestion des saisies d’articles en doublon dans une commande
Recherche du dernier prix payé par le client
Gestion et validation des anomalies (manque de stock, prix)
Transfert et suivi des reliquats
Possibilité d’intégrer dans les commandes de la prestation ou des articles en prévente.
Gestion multi dates de livraison dans une seule et même commande
Gestion des commandes EDI-AGP de vos clients
Intégration des commandes issues de vos commerciaux, EDI-AGP, sites internet, import TXT/XLS, commandes multi-sites, livraison transitaire
Génération des fichiers EDI-AGP de facturation.
Suivi assuré d’une commande par visualisation des opérations effectuées sur celle-ci (Bon(s) de préparation, Bon(s) de livraison et facture(s)) avec accès aux documents.
Visualisation des marges (montant et taux de marge) à la ligne et au total commande
Accès direct à la fiche client /transporteur…
Consultation des commissions (VRP A.T., Agent) total commande et à la ligne en % et en valeur Envoi des documents automatique par mail format XLS/Word/TXT.
Suivi assuré d’une commande par visualisation des opérations effectuées sur celle-ci (Bon(s) de préparation, Bon(s) de livraison et facture(s)) avec accès aux documents.
Visualisation des marges (montant et taux de marge) à la ligne et au total commande
Accès direct à la fiche client /transporteur…
Consultation des commissions (VRP A.T., Agent) total commande et à la ligne en % et en valeur
Définition d’un encours par client ou pour un groupe / centrale / client payeur
Gestion des assurances crédit par client avec indication de son statut, des montants autorisés avec gestion si nécessaire d’assurance exceptionnelle sur une période
Possibilité d’indiquer des autorisations internes
Possibilité de bloquer la préparation, les livraisons conditionnées par la valeur de l’encours
Gestion des traites et effets dans le calcul des encours avec respect des dates d’encaissement
Création des écritures comptables par client ou centralisées sur un groupe de clients/ centrale / client payeur
Visibilité dans COLIBASE du justificatif détaillé du solde de chaque client avec indication précise des échéances

Colibase ERP

La gestion des stocks.

Entrepôts, emplacements, chemins de préparation, fabrication, inventaires permanents : le stock maîtrisé de bout en bout.

Definition du stock

Gestion multi-dépôts
Gestion des entrepôts de transfert, sous douane, fictifs pour les prestations, réservés pour une catégorie de clients
Gestion des entrepôts, sous-entrepôts, emplacements multiples
Création automatique des emplacements en rafale
Gestion des emplacements (utilisables, interdits, réservés pour transfert, réservés pour les retours)
Gestion des stocks par dépôts
Identification des racks, travées, niveaux, cellules
Identification des entrepôts picking ou de stockage de masse
Possibilité d’associer un article à un entrepôt avec emplacement picking + un entrepôt avec emplacement stock de masse
Définition des chemins optimum de préparation de commande
Gestion des entrepôts « locaux » ou « distants »
Gestion des entrepôts
Gestion des stocks extérieurs (ex : livré à un dépôt vente, showroom, stock autre société du groupe)
Possibilité de choisir l’ordre de sortie des entrepôts par famille avec possibilité d’empêcher la préparation de commande dans un entrepôt non prévu

Controle et suivi du stock

Interrogation des stocks par produit ou par entrepôt
Quantités en stock (réelles)
Quantités en réservations clients
Quantités en réservations expéditions
Quantités en réservations fabrications
Quantités stock disponible : en commande fournisseurs, en cours de réception
Quantités fabrications lancées
Gestion des stocks consolidés sur tous les entrepôts
Impression et calcul d’un stock, d’une série d’emplacement à une date antérieure
Suivi des opérations sur tous les mouvements de stock avec éditions personnalisables et export vers Excel.
Gestion des transferts entre les dépôts et entre les emplacements
Valorisation des stocks par produit ou par dépôt
Gestion des entrées en stock sur commande directe
Gestion des entrées en stock sur embarquement
Gestion des entrées en stock sur réception fournisseur
Optimisation des mouvements de stock, et calcul des inventaires permanents
Prévision de rupture
Réapprovisionnement nécessaire calculé
Entrées et sorties d’articles
Gestion des retours et des litiges
Historique des mouvements de stock
Gestion de réapprovisionnement des travées picking selon les besoins de préparation (Bons de préparation à traiter)
Gestion des lots avec association des DLC ou DLUO
Gestion de la fabrication des articles
Calcul des articles en alerte
Calcul des anomalies de stock
Ajout manuel de fabrications
Lancement des ordres de fabrication
Modification des ordres de fabrication en cours de réalisation
Edition des bons de préparation et de sortie des stocks pour la fabrication
Calcul et suivi du temps et coût pour la fabrication
Ajout, modification, et suppression manuel des quantités en stocks pour un article
Gestion des quantités perdues (non trouvées lors des préparations de commande)
Suivi des quantités perdues avec possibilités de les remettre en stock si retrouvées
Gestion de reconditionnement des articles soit en regroupement soit en éclatement
Gestion des lots de fabrication avec N° de lot internet, N° de lot fournisseur, DLUO mini/maxi, DLC

Colibase ERP

Les achats, l’import et le transit.

Fournisseurs, commandes, douanes, containers, lettres de crédit et suivi du transit : l’import-export sous une seule interface.

Fiche étendue fournisseur
Gestion des salons et des stands des fournisseurs avec impression des fournisseurs par salon
Gestion de l’étude article pour calcul estimatif de PR entrepôt, rendu chez le client, suivi de dossier (échantillons, normes…)
Gestion de l’étude achat (multi-fournisseurs)
Gestion des commandes fournisseur commandes multi-langues
Suivi et édition des documents d’imports, clauses et conditions
Suivi des commandes multiples
Gestion des multi dates de livraison sur une seule commande
Edition des déclarations douanières
Gestion des sous-traitants fournisseurs pour importation
Statistiques d’achats par fournisseur
Recherche des commandes sans LC/Financement associé
Recherche des commandes « qui voyagent »
Gestion des tolérances de quantités ou de prix telle que commande limitée à un 40HQ
Gestion des commandes fournisseurs par EDI-AGP ou EDI-PROLOGUE
Gestion des différents niveau de contrôle de la qualité avec alerte et rappel (échantillons, contrôle matière, sample,.....)
Recherche des tâches à faire par date/user/actions à faire
Gestion des dates de MAD / ETD / ETA / Douane / Arrivée bateau / Dépôt / Dispo client
Contrôle lors de l’embarquement et validation
Expédition fournisseur avec gestion des UT et des quantites par date
Possibilité d’imprimer une infinité de documents personnalisables en multi langues et multi formats (PDF,xls,word,jpeg....)
Possibilité d’import depuis des fichiers txt/xls
Liaison possible commande fournisseur / commande client
Stockage de documents issus de vos fournisseurs (PDF, XLS, WORD , IMAGES.....)
Outil de simulation des besoins de réapprovisionnement en fonction des ventes, des stocks et des besoins futurs

Financier

Gestion des lettres de crédits avec reprise des informations des commandes
Possibilité de définir les rubriques et conditions systématiques à indiquer dans la lettre de crédit
Possibilité de créer tout mode de règlement fournisseur et de l’utiliser comme une LC
Enregistrement des échéances de paiement et prise en compte des engagements non planifiés
Edition de l’échéancier de paiement par banque / devise / période ou jour
Définition par banque du montant des autorisations et affichage du montant disponible
Recherche des LC/financement en attente de document des banques
Définition des éléments financiers nécessaires lors d’un embarquement qui seront ensuite utilisés lors du calcul du prix de revient (coût de container, BAF, CAF, montant du transport…)
Gestion des différentes échéances de règlement en prévu/réel/réalisé

Suivi du transit

Gestion des expéditions fournisseur pouvant être le regroupement de plusieurs unités de transport
Gestion des embarquements prévisionnels et réels acceptant plusieurs fournisseurs simultanés
Gestion du suivi des unités de transport (ex : container)
Cadencements des livraisons et planification des réceptions pour gérer vos entrées en stock
Gestion des Compagnies maritimes/Transitaire/Transport-Traction
Suivi du bateau assurant le transport
Gestion des numéros de container et des numéros de plomb
Possibilité d’utiliser des références de voyage et des références de dossier multi containers ou embarquements sualisation instantanée de l’état d’un container (embarqué, en douane…)
Visualisation de l’état des documents accompagnant la marchandise (documents originaux reçus, documents financiers reçus, document transitaire…)
Définition des dates à partir desquelles les frais de stockage commencent
Gestion des dates de MAD / ETD / ETA / Douane / Arrivée bateau / Dépôt / Dispo client
Contrôle lors de l'embarquement et validation
Possibilité d’imprimer une infinité de documents personnalisables en multi langue et multi format (PDF,xls,word,jpeg....)
Suivi d’une commande par visualisation des opérations effectuées sur celle-ci (Expédition Entrée en stock...) avec visu des documents

Colibase ERP

La comptabilité.

Factures, avoirs, règlements, écritures comptables et transfert vers vos logiciels : la finance intégrée.

Fonctionnalites associees

Gestion des factures clients
Gestion des avoirs clients manuels
Gestion des avoirs clients (automatiques suite aux litiges)
Calcul automatique des commissions des représentants
Création et impression des traites, avec possibilité de créer une traite regroupant plusieurs factures et/ou avoirs
Génération des écritures comptables des factures et avoirs
Gestion des règlements des clients en devise ou en monnaie locale
Génération des fichiers EDI-AGP de facturation.
Envoi des documents automatique par mail format XLS/Word/TXT.
Génération des écritures comptables de règlements
Gestion des débours clients avec ventilation automatique des sommes utilisées et disponibles
Fichiers journaux (achat, vente, trésorerie, OD)
Suivi des journaux
Edition des bordereaux de remises en banque
Transfert automatique des écritures dans les logiciels de comptabilité : Sage, Ciel, EBP, API, Arcane, Total Compta, Interlogiciel C3/R3, Quadratus…
Création des comptes de tiers automatiquement dans les logiciels de comptabilité
Déclaration d’échange de bien avec interface avec le logiciel IDEP (des douanes)
Document de déclaration de la DEEE avec possibilité de simulation de celle-ci
Gestion de l’affacturage avec possibilité d’éditer automatiquement sur les factures les mentions obligatoires (dans chaque langue) et prise en compte dans les écritures comptables générées pour la comptabilité
Gestion des sociétés d’assurance crédit avec édition des documents de déclaration
Gestion de tableau de bord d’activité
Gestion des objectifs société suivant les axes suivants
Société
Commerciaux/vrp
Type de client
Centrale
Famille
Multiples états complémentaires d’analyses TOP des ventes, des clients, des centrales, des articles, des familles…

Colibase ERP

Les expéditions et la préparation.

Bons de préparation, éclatement par entrepôt, palettes, bons de transport et retours : la logistique d’expédition complète.

Livrabilite des commandes pour mise en preparation

Calcul et génération automatique des bons de préparation par rapport au stock disponible (possibilité de modification manuelle)
Eclatement des bons de préparation par entrepôts
Gestion des éditions décentralisées pour chaque entrepôt
Possibilité de compléter un bon de préparation par un autre
Possibilité de bloquer un bon de préparation depuis la génération dans l’attente d’un complément ou d’une validation commerciale
Possibilité d’affecter des lots de fabrication selon le type de client. Ex : client particulier/professionnel et gestion des lots avec DLC ou DLUO
Validation des bons de préparation avec modifications éventuelles, entrepôt par entrepôt
Validation BP par BP des quantités préparées exprimées en palette et/ou colis
Possibilité d’utiliser des palettes perdues, des palettes Europe, des palettes 100x120, …
Génération du réapprovisionnement des entrepôts avec gestion des entrepôts locaux et des entrepôts distants
Génération automatique des bons de livraisons
Edition des bons de préparation et bons de livraison sur sélection
Edition de tous les documents de transfert ou de contrôle associés à la préparation (ravitaillement, bon de contrôle préparation, fiche de suivi des colis, étiquettes directionnelles, demande de réservation de camion, prise de rendez-vous…)
Possibilité de bloquer un BL en facturation dans l’attente d’un complément d’information ou d’une décision
Calcul et édition des bons de transport
Gestion des retours palettes confiées au transporteur, multi client par période ou au BP
Génération automatique des factures avec création d’une facture par BL ou une facture pour plusieurs BL
Suivi et gestion des retours en stock avec possibilité de créer des avoirs associés aux retours, et d’affecter une ou plusieurs travées de retour
Gestion des litiges et des défectueux avec possibilités des les stocker dans une travée non utilisée pour la préparation de commande.
Gestion des interfaces des sites des transporteurs.
Génération des fichiers EDI-AGP de livraison.
Envoi des documents automatique par mail format XLS/Word/TXT.

Colibase ERP

Les tableaux de bord.

Une vision instantanée par période : commandes, embarquements, livraisons, factures, marges et stock.

Statistiques globales

Par période : date à date année en cours mois en cours journée en cours
Sur une période, visualisation : des commandes fournisseurs (en nombre, montant, en carton) dont quantités embarquées des embarquements (en nombre, montant en carton) dont quantités reçues du stock reçu des commandes clients (en nombre, montant, en carton) dont quantités préparées des commandes clients en préparation (en nombre, montant, en carton) dont quantités livrées des commandes clients en livraison (en nombre, montant, en carton) dont quantités validées des factures/avoirs clients (en nombre et montant) dont quantités livrées + montant et pourcentage de marge sur facture
Visualisation du stock actuel en : montant (Px rendu définitif et px rendu moyen pondéré, en volume, en quantités (pièces et cartons).
Visualisation des données instantanées :
A l’achat : Commandes fournisseur / commandes fournisseurs + Lettres de crédit / en voyage
A la vente : Quantités en (devis/attente/normale/publicité/option) ;
Nombre de bons de préparation à valider ;
Nombre de bordereaux de livraison à valider ;
Nombre de bordereaux de livraison à facturer ;

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Colibase ERP

L’ERP de référence du négoce et de l’import-export.

Avec la richesse fonctionnelle de Colibase, un seul outil gère vos produits, de l’achat à la vente.

Les achats

Fiche détaillée sur chaque article.
Historique des ventes et des achats
Génération automatique de référencements clients.
Système de calcul instantané et modifiable des tarifs commerciaux par formule.
Fiche fournisseurs complète.
Gestion de commandes fournisseurs et cadencement de livraisons.
Suivi des commandes multiples.
Suivi et édition du document d’import, clauses et conditions.

Les douanes

Calcul des frais, des documents douaniers et intégration dans les prix de revient.
Déclaration d’échange de biens et interface avec le logiciel des douanes.
Gestion des nomenclatures douanières et des taux de douane applicables.
Suivi des dédouanements (entrepôt et quantités sous douane).
Gestion de tous types de containers.
Gestion de l’embarquement multiple.
Planification d’entrée en stock des containers.
Gestion des lieux de réception des containers.

Les ventes

Gestion complète des stocks.
Gestion des entrepôts distants, des hauteurs et du sol.
Réapprovisionnement et calcul des mouvements caristes.
Information de stock par dépôt, en préparation.
Fiche client complète.
Gestions des centrales d’achat.
Gestions des tarifs et référencement clients et / ou centrales.
Gestion des encours au client, globalisé, tiers payeurs, autorisation interne.

Les commandes clients

Suivi d’une commande avec consultation instantanée de toutes livraisons et factures associés.
Gestion de l’encours clients.
Gestion des frais d’approche (pour un calcul précis des coûts de revient)
Création de commande rapide, informations à la saisie article des prix liés au client, des disponibilités reliquats et arrivages, quantités mini, échantillons, niveau de réservation, produits gratuits, derniers prix payés, articles de substitution, prhotographies.

Preparations livraisons

Calcul et génération automatique des bons de préparation par rapport au stock disponible et par rapport aux risques financiers clients.
Eclatement des bons de préparation par entrepôt.
Constitution des palettes, du contenu des cartons, box palette ; EDI avec les systèmes des clients.

Financier / comptabilite

Génération automatique des factures à partir de listes de bons de livraison en un seul clic :
Avoirs automatises, statistiques de ventes, tableaux de bord instantanés des informations financières, de stock, d’achats et de ventes.

Integration des commandes et de l’edi

Récupérer automatiquement les commandes depuis nos applications portables, les sites internet ou directement depuis les solution EDI des centrales d’achat
Vous pouvez consulter les lignes de ces commandes avant de les intégrer afin de controler que les prix ou les informations sont justes grace au tableau de bord réalisé spécialement pour vous faire gagner du temps et indiquer les anomalies que Colibase trouvera

Les tableaux de bord

Utilisez les tableaux de bord de Colibase disponibles
Votre vision sera suivant les périodes : date à date année en cours mois en cours journée en cours
Exemple de tableaux de bords :
Commandes fournisseurs (en nombre, montant, en carton) dont quantités embarquées
Embarquements (en nombre, montant en carton) dont quantités reçues du stock reçu
Commandes clients (en nombre, montant, en carton) dont quantités préparées des commandes clients en préparation (en nombre, montant, en carton) dont quantités livrées
Commandes clients en livraison (en nombre, montant, en carton) dont quantités validées
Factures/avoirs clients (en nombre et montant) dont quantités livrées + montant et pourcentage de marge sur facture
Visualisation du stock actuel en : montant (Px rendu définitif et px rendu moyen pondéré, en volume, en quantités (pièces et cartons).
Visualisation des données instantanées :
A l’achat : Commandes fournisseur / commandes fournisseurs + Lettres de crédit / en voyage ;
A la vente : - Quantités en (devis/attente/normale/publicité/option) ;
Nombre de bons de préparation à valider ;
Nombre de bordereaux de livraison à valider ;
Nombre de bordereaux de livraison à facturer ;

Colibase ERP

La gestion des articles, dans le détail.

Fiche article complète, listes Excel, recherches multicritères, images et catalogues, tarifs et taxes : tout l’article, de la création à la vente.

Multi accès (raccourcis) pour accéder directement aux informations (tarifs, planning livraison, photos,…)
Export/import des Articles, des traductions
Fonction de remplacement automatique dans chaque fiche de zones telles que : article de substitution, matière, incoterm, type de norme, NDP, prix d’achat, devise d’achat, collection, saison, forme, couleurs
Possibilité de sauvegarder des listes d’articles sous un nom (exemple : elle peut correspondre à un référencement client), et de les rappeler ultérieurement
Possibilité de création de fiche Article par duplication avec suffixe, avec une nouvelle

Suivi des articles

La liste des articles se présente sous la forme d’un fichier Excel (colonnes),
Affichage ciblé des informations des articles en fonction du métier et des préférences de l’utilisateur grâce à 6 onglets (vision acheteur, commercial, tarifs,taxes, gestion taille/couleur…)
Trois affichages des quantités possibles (Colis, sous colis, pièces)
Plus de 50 recherches préprogrammées (par référence, libellé, famille, sous-famille, fournisseurs, articles sans sous-famille, NDP, acheteur,gencod...)
Une recherche multicritères d’articles qui permet de croiser plusieurs critères de recherche tels que code article, une ou plusieurs familles, une ou plusieurs sous-familles, saison, couleur, tranche de prix, quantités en stock, fournisseur
Possibilité de tri des articles en ordre croissant ou décroissant en cliquant sur l’entête des colonnes
Quand un article de la liste est surligné, sa photo apparaît en bas de l’écran
Possibilité de «nettoyer» des articles de l’écran afin de conserver uniquement une sélection d’articles voulus.
Fonction d’analyse du prix de revient définitif ou pondéré par rapport au prix d’achat
Fonction de calcul des PR (prix de revient) des composés
Possibilité d’export HTML, XML, Excel
Possibilité de changer ou créer les tarifs par formule, par remplacement de valeurs, par intégration de fichiers Excel
La fiche article peut être visualisée : en mode Consultation (fiche synthétique non modifiable), en mode Modification (fiche complète modifiable) mais accessible uniquement par les personnes autorisées.
Fiche détaillée de l’article
Libellé, court et description d’un produit
Nouvelle référence et ancienne référence
Codification par famille et sous-famille, univers,thème,collection,saison,nouveauté, one-shot,permanent , saisonnier
Articles de substitution = le même article pouvant être remplacé sans prévenir le client
Articles de remplacement = un produit proche nécessitant souvent une action commerciale ou un produit de couleur différente par exemple
Multi catalogue
Gestion d’un minimum de ventes et de stock
Gestion des codes à barres EAN 8 / EAN 12/13/14 et EAN 128 + QR Codes
Code barres - Multi code barres par produit -
Multi produits par code barres code barres à la pièce, au sous-colis, au colis
La fiche article peut être visualisée :
Prix d’achat, devise, type d’unité d’achat
Incoterms et lieu d’incoterms
Achat en lot, achat par set, achat à la douzaine
Renseignement sur les poids, dimensions et volumes, à la pièce, à l’emballage, au sous-colis, au colis, à la palette
Type d’unité de conditionnement
Coefficient d’unité de conditionnement par rapport à l’unité de vente et coefficient d’unité d’achat/unité de vente
Fournisseurs multiples pour chaque article (MOQ pour chaque fournisseur)
Historique de tous les prix d’achat comprenant entre autres la date, la référence de commande, le prix, la devise et son taux d’achat, la quantité, les remises, l’incoterm
Codification douanière (NDP), origine et provenance, certificat d’origine
Gestion des normes des produits
Gestion des paramètres import (documents, remises, NDP...)
Calcul du prix de revient et historique de tous les prix de revient détaillés
Outil de simulation de prix de revient entrepôt, prix de revient Client et estimation du prix de vente
Possibilité d’une quantité minimum d’achat et

Fiche articles

Gestion de 7 images par article (l’image 1 correspond à l’image affichée dans COLIBASE, l’image 2 pourrait être utilisée pour le site Internet, l’image 3 pour stocker la très haute définition…)
Association d’images à l’article pour réalisation de catalogues papier ou Internet

Images et catalogues

Définition de la présentation des produits (sachet, blister, vrac...)
Gestion des informations commerciales en multi langue
Définition des tarifs en devise, en fonction d’un incoterm
Définition de tarif particulier ou de référencement pour des clients, des centrales…
Gestion des référencements
Prix de vente à la pièce, par sous conditionnement, au colis/carton complet, par quantités et conditionnement (C1,C2...), prix promotionnels
Gestion de prix nets supprimant les remises globales à la ligne d’un produit
Contrôle automatique de la saisie d’un prix en fonction d’un prix mini empêchant toute saisie ne respectant pas les “marges” de l’entreprise, avec génération d’alerte et validation possible par des responsables
Contrôle des prix en fonction des prix de revient avec alerte en cas de dépassement
Calcul de tarif sur la base de formule, intégrant les prix de revient, le transport, l’incoterm, la fourchette de prix, et le prix d’autres tarifs,
Calcul des tarifs en cascade sur la base de

Gestion de la vente

Tableau de bord instantané de la “vie d’un produit”
Produits commandés aux fournisseurs, avec en un clic le détail et les dates prévues de réception
Produits « mis à disposition » par les fournisseurs, avec en un clic le détail et les dates prévues de réception
Produits “en transit” ou (chargés sur un bateau, un avion ou un camion) avec en un clic le détail et les dates prévues de réception
Produits “en douane ou confirmés en réception” avec en un clic le détail et les dates prévues de réception référence, en taille/couleur
Possibilité d’imprimer une infinité de documents personnalisables, catalogues (avec ou sans photos, avec ou sans code barre, prix...), référencements, normes articles, étiquettes articles...en multi langue et multi format (PDF,xls,word,jpeg....)
Possibilité de duplication, renommage, création rapide....... ou pour toute quantité
Calcul automatique de code barres ou calcul de la clé d’un code barres
État de l’article (création, vente (normal/épuisement/stand-by), interdit à la vente, abandonné)
Gestion de la visibilité du produit sur le site internet (toujours, Uniquement si dispo > ou < à x pièces, jamais)
Gestion de la prévente, des ventes sur stock, des produits en stand-by
Sous-colisage et colisage (quantité et nature)
Multi langues (libellé, descriptif commercial, descriptif technique, normes, dimensions, particularités…) => repris par RPrinter, l’éditeur de page.
Gestion de notes générales, spécifiques aux acheteurs, aux commerciaux, aux préparateurs
Gestion des articles fragiles, possédant des vitres, des glaces, des piles
Type d’articles : Achat, Fabriqué, Prestation, Composant, Colis composé
Gestion complète des taxes: la DEEE – Eco-
Emballage (prix unitaire, catégorie, poids de référence,…), SORECOP, Taxe Eco-Mobilière (EPM) , réglementation européenne REACH, Taxe Eco-pile, Taxe Eco-Textile
Gestion des collections, saisons, formes, taille/couleur, matière, marque
Informations sur le prix de revient estimé (à la création de l’article), le prix de revient définitif, le prix de revient moyen pondéré
Gestion de thèmes d’articles afin de regrouper des articles sur des thèmes génériques comme par exemple Noël / Saint valentin / l’osier / la F1 / ... indépendamment d’une classification de famille
Gestion des échantillons d’un article, du nombre et de la date de réception ainsi que du lieu de rangement et des remarques associées
Gestion de la visibilité de l’article sur votre site internet (toujours, jamais, uniquement si quantités disponibles supérieur à « x » pièces, uniquement si quantités reste à vendre supérieur à « x » pièces.
Gestion si article soumis à des durées de DLC/DLUO
Stockage de documents issus de vos fournisseurs (PDF, XLS, WORD , IMAGES.....)
Gestion des tests, rapports de test, organismes de tests et toutes les normes se rapportant à vos articles
Visu des stocks en commande/expédié/en douane/au dépot/en commande client/ en préparation/en expédition..... d’un délai moyen de livraison
Stockage de documents issus de vos fournisseurs (PDF, XLS, WORD , IMAGES.....)
Gestion des différents niveau de contrôle de la qualité avec alerte et rappel (échantillons, contrôle matière, sample,.....)
Recherche des tâches à faire par date/user/actions à faire
Gestion des dates de MAD / ETD / ETA / Douane / Arrivée bateau / Dépôt / Dispo client
Contrôle lors de l’embarquement et validation
Expédition fournisseur avec gestion des UT et des qtés par date
Possibilité d’imprimer une infinité de documents personnalisables en multi langue et multi format (PDF,xls,word,jpeg....)
Possibilité d’import depuis des fichiers txt/xls au format HTML, PDF, Word, Excel
Envoi des catalogues en un clic aux commerciaux, aux clients par email
Création de CDROM d’une liste de produits avec association des images pour chaque produit et création d’un document HTML de présentation du CDROM
Fourniture de nombreux modèles de documents avec photo, code barre, destinés à tous les services
Possibilité d’imprimer une infinité de documents personnalisables en multi langue et multi format (PDF,xls,word,jpeg....)
Possibilité d’import depuis des fichiers txt/xls
Possibilité de stocker dans la fiche article l’ensemble des documents liés (Cahier des charges, fiches de test…) coefficients intégrant les prix de revient, le transport, l’incoterm, la fourchette de prix
Possibilité d’une quantité minimum de vente
Tranches d’âge d’utilisation du produit
Gestion des assortiments
Par article et par client, lui affecter un code barre, un prix de vente public, un rayon de rangement
Possibilité d’imprimer une infinité de documents personnalisables en multi langue et multi format (PDF,xls,word,jpeg....)
Possibilité d’import depuis des fichiers txt/xls
Produits en stock ou en préparation de commande avec en un clic le détail des entrepôts et des emplacements/travées
Produits en commande par les clients en séparant bien les devis, les commandes en attente, les commandes normales, les commandes associées à de la publicité ou une ouverture de magasin ou une date impérative, avec en un clic le détail des clients des prix et des commandes
Produits disponibles sur stock
Produits en commande(s) optionnelle(s) avec en un clic le détail des clients des prix et des commandes
Produits restant à vendre avec intégration de toutes les réceptions et des livraisons futures
Gestion des commandes de produits en option
Gestion des commandes sur arrivage avec positionnement d’une commande client sur les futurs arrivages de marchandises (pas d’impact sur le stock actuel mais sur les commandes fournisseurs arrivant)
Produits en rupture sur stock, produits en arrivage ultérieur
Rotation des produits
Statistique pour chaque article avec une vision mensuelle des achats et des ventes en pièce, sous-colis, colis, palettes et en montant.
Statistiques par type de vente (Normal/OP/Implantation.....)
Produits livrés et facturés (détail par date/client/centrale....)
Nombreuses statistiques par produit

Colibase ERP

Le commercial et les clients.

Fiches clients, encours, commandes, remises de la grande distribution, EDI-AGP : toute la relation commerciale.

Gestion des encours

Fiche client détaillée
Affectation de la langue utilisée pour les éditions (Proforma, devis, bon de commande…)
Multi-banques avec RIB (contrôle de RIB débrayable)
Gestion EDI-AGP avec identification par GLN/EAN13
Multiples adresses de livraison avec transporteurs préférentiels par adresse, particularités de livraison (camion hayon, horaires, informations transporteur) et identification par GLN/EAN13
Interlocuteurs multiples avec téléphones, fax direct, email
Gestion de l’encours financier au client / par centre payeur / par groupe de magasins, possibilité de définir un encours interne avec blocage des livraisons en fonction de celui-ci
Gestion des assurances crédit
Regroupement des clients par centrale d’achat (nationale et régionale)
Type de frais de livraison, seuil franco, tournée de livraison
Gestion de type de clients avec statistiques associées
Gestion du commercial, de l’apporteur d’affaire et du commercial interne
Commissions sur vente par commercial, apporteur d’affaires
Gestion des tarifs de vente (choix d’un tarif, choix d’un tarif de référencement ou tarif particulier, taux de remise, prix nets, remise par palier, RFA...)
Escompte, remise à la ligne, remise bas de facture, régime de TVA, régime TPF
Gestion des provisions sur débours
Affectation comptable et lien de chaque client avec la comptabilité (grand-livre, ventes, règlements...)
Etat d’un client défini par la compta : actif, suspendu, interdit
Statut client et prospect (actif, perdu, disparu)
Gestion des conditions de mailing d’un client
Codification des clients manuelle, automatique ou par code racine
Accès directs avec affichage des quantités pour visualisation : des commandes, devis, pro forma, confirmation de commande des bons de préparation, expédition et de livraison des factures et des avoirs des informations comptables des contacts des appels reçus du client des derniers prix payés des remises des articles livrés/facturés
Gestion et éditions des reliquats de commandes par client avec annulations automatiques
Gestion des règlements clients
Gestion de la franchise de TVA
La liste des clients se présente sous la forme d’un fichier Excel (colonnes)
Plus de 50 recherches préprogrammées (par code, raison, enseigne, centrale...)
Une recherche multi-critères des clients qui permet de croiser plusieurs critères de recherche tels que code, raison, enseigne, centrale
Possibilité de tri des clients en ordre croissant ou décroissant en cliquant sur l’entête des colonnes
Possibilité de "nettoyer" des clients de l’écran afin d’avoir une liste qui corresponde à une demande précise
Fonction de remplacement automatique dans plusieurs fiches de zones telles que : centrale, type de client, mode règlements, commissions VRP, Attaché commercial, Agent, etc.
Possibilité de sauvegarder des listes de clients, de commande… sous un nom (exemple : elle peut correspondre à une liste de magasins), et de les rappeler ultérieurement
Possibilité de visualiser le CA par type de client/département/centrale/commercial
Possibilité d’imprimer depuis la liste des clients une infinité de documents
Export du fichier client possible vers Excel
Visualisation directe pour une sélection de commande du total livré/total commandé, du total Reste à livrer et du total annulé.
Possibilité d’imprimer une infinité de documents personnalisables en multi langues et multi formats (PDF,xls,word,jpeg....)
Recherches et tri multi-critères
Statistiques de commandes, livraisons, facturations, règlements de date à date
Création des commandes par lieu de livraison
Duplication de commandes pour une autre date, pour un groupe de magasin, pour une centrale
Création automatique des commandes par centrale d’achat en mode tableau
Possibilité de créer une commande globale pour un groupe de clients afin de réserver la marchandise et de diminuer la réservation de celle-ci à chaque réception des commandes de chaque magasin (transfert de quantité de la commande globale vers une autre commande (ex : magasin d’un groupement ou d’une centrale)
Création de commandes adaptées aux articles gérés par tailles et par couleurs
Possibilité de saisir des commandes avec les nouvelles ou anciennes références articles (utilisées dans l’ancien système d’information) ou par référence client
Saisie des commandes en mode groupé, possibilité d’affecter automatiquement une quantité à chaque ligne
Multi taux de TVA (20; 19.6 ; 5.5 % ; exo)
Possibilité de gérer des quantités gratuites lors de la prise de commande
Possibilité de gérer des demandes d’échantillons lors de la prise de commande
Transfert de commandes d’un lieu de livraison vers un autre
Gestion des commandes par centrale d’achat
Suivi d’une commande avec consultation instantanée de toutes les préparations, livraisons, factures et avoirs associés
Gestion regroupement de commandes en une seule par transfert (identique/modifié) ou duplication (identique/modifiée) de lignes de commande => possibilité d’annuler les reliquats d’une commande antérieure
Gestion des types de commandes (avec priorité de livraisons, publicités, salon, date de livraison impérative, livraison à moyen terme...) => niveau de réservation
Gestion des remises sur les commandes supportant toutes les possibilités de la grande distribution (remise à la ligne, remise par palier, remise centrale, remise implantation, RFA...)
Gestion automatique des anomalies sur commandes (manque de stock, prix de vente inférieur au prix mini, colisage modifié...)
Gestion des saisies d’articles en doublon dans une commande
Recherche du dernier prix payé par le client
Gestion et validation des anomalies (manque de stock, prix)
Transfert et suivi des reliquats
Possibilité d’intégrer dans les commandes de la prestation ou des articles en prévente.
Gestion multi dates de livraison dans une seule et même commande
Gestion des commandes EDI-AGP de vos clients
Intégration des commandes issues de vos commerciaux, EDI-AGP, sites internet, import TXT/XLS, commandes multi-sites, livraison transitaire
Génération des fichiers EDI-AGP de facturation.
Suivi assuré d’une commande par visualisation des opérations effectuées sur celle-ci (Bon(s) de préparation, Bon(s) de livraison et facture(s)) avec accès aux documents.
Visualisation des marges (montant et taux de marge) à la ligne et au total commande
Accès direct à la fiche client /transporteur…
Consultation des commissions (VRP A.T., Agent) total commande et à la ligne en % et en valeur Envoi des documents automatique par mail format XLS/Word/TXT.
Suivi assuré d’une commande par visualisation des opérations effectuées sur celle-ci (Bon(s) de préparation, Bon(s) de livraison et facture(s)) avec accès aux documents.
Visualisation des marges (montant et taux de marge) à la ligne et au total commande
Accès direct à la fiche client /transporteur…
Consultation des commissions (VRP A.T., Agent) total commande et à la ligne en % et en valeur
Définition d’un encours par client ou pour un groupe / centrale / client payeur
Gestion des assurances crédit par client avec indication de son statut, des montants autorisés avec gestion si nécessaire d’assurance exceptionnelle sur une période
Possibilité d’indiquer des autorisations internes
Possibilité de bloquer la préparation, les livraisons conditionnées par la valeur de l’encours
Gestion des traites et effets dans le calcul des encours avec respect des dates d’encaissement
Création des écritures comptables par client ou centralisées sur un groupe de clients/ centrale / client payeur
Visibilité dans COLIBASE du justificatif détaillé du solde de chaque client avec indication précise des échéances

Colibase ERP

La gestion des stocks.

Entrepôts, emplacements, chemins de préparation, fabrication, inventaires permanents : le stock maîtrisé de bout en bout.

Definition du stock

Gestion multi-dépôts
Gestion des entrepôts de transfert, sous douane, fictifs pour les prestations, réservés pour une catégorie de clients
Gestion des entrepôts, sous-entrepôts, emplacements multiples
Création automatique des emplacements en rafale
Gestion des emplacements (utilisables, interdits, réservés pour transfert, réservés pour les retours)
Gestion des stocks par dépôts
Identification des racks, travées, niveaux, cellules
Identification des entrepôts picking ou de stockage de masse
Possibilité d’associer un article à un entrepôt avec emplacement picking + un entrepôt avec emplacement stock de masse
Définition des chemins optimum de préparation de commande
Gestion des entrepôts « locaux » ou « distants »
Gestion des entrepôts
Gestion des stocks extérieurs (ex : livré à un dépôt vente, showroom, stock autre société du groupe)
Possibilité de choisir l’ordre de sortie des entrepôts par famille avec possibilité d’empêcher la préparation de commande dans un entrepôt non prévu

Controle et suivi du stock

Interrogation des stocks par produit ou par entrepôt
Quantités en stock (réelles)
Quantités en réservations clients
Quantités en réservations expéditions
Quantités en réservations fabrications
Quantités stock disponible : en commande fournisseurs, en cours de réception
Quantités fabrications lancées
Gestion des stocks consolidés sur tous les entrepôts
Impression et calcul d’un stock, d’une série d’emplacement à une date antérieure
Suivi des opérations sur tous les mouvements de stock avec éditions personnalisables et export vers Excel.
Gestion des transferts entre les dépôts et entre les emplacements
Valorisation des stocks par produit ou par dépôt
Gestion des entrées en stock sur commande directe
Gestion des entrées en stock sur embarquement
Gestion des entrées en stock sur réception fournisseur
Optimisation des mouvements de stock, et calcul des inventaires permanents
Prévision de rupture
Réapprovisionnement nécessaire calculé
Entrées et sorties d’articles
Gestion des retours et des litiges
Historique des mouvements de stock
Gestion de réapprovisionnement des travées picking selon les besoins de préparation (Bons de préparation à traiter)
Gestion des lots avec association des DLC ou DLUO
Gestion de la fabrication des articles
Calcul des articles en alerte
Calcul des anomalies de stock
Ajout manuel de fabrications
Lancement des ordres de fabrication
Modification des ordres de fabrication en cours de réalisation
Edition des bons de préparation et de sortie des stocks pour la fabrication
Calcul et suivi du temps et coût pour la fabrication
Ajout, modification, et suppression manuel des quantités en stocks pour un article
Gestion des quantités perdues (non trouvées lors des préparations de commande)
Suivi des quantités perdues avec possibilités de les remettre en stock si retrouvées
Gestion de reconditionnement des articles soit en regroupement soit en éclatement
Gestion des lots de fabrication avec N° de lot internet, N° de lot fournisseur, DLUO mini/maxi, DLC

Colibase ERP

Les achats, l’import et le transit.

Fournisseurs, commandes, douanes, containers, lettres de crédit et suivi du transit : l’import-export sous une seule interface.

Fiche étendue fournisseur
Gestion des salons et des stands des fournisseurs avec impression des fournisseurs par salon
Gestion de l’étude article pour calcul estimatif de PR entrepôt, rendu chez le client, suivi de dossier (échantillons, normes…)
Gestion de l’étude achat (multi-fournisseurs)
Gestion des commandes fournisseur commandes multi-langues
Suivi et édition des documents d’imports, clauses et conditions
Suivi des commandes multiples
Gestion des multi dates de livraison sur une seule commande
Edition des déclarations douanières
Gestion des sous-traitants fournisseurs pour importation
Statistiques d’achats par fournisseur
Recherche des commandes sans LC/Financement associé
Recherche des commandes « qui voyagent »
Gestion des tolérances de quantités ou de prix telle que commande limitée à un 40HQ
Gestion des commandes fournisseurs par EDI-AGP ou EDI-PROLOGUE
Gestion des différents niveau de contrôle de la qualité avec alerte et rappel (échantillons, contrôle matière, sample,.....)
Recherche des tâches à faire par date/user/actions à faire
Gestion des dates de MAD / ETD / ETA / Douane / Arrivée bateau / Dépôt / Dispo client
Contrôle lors de l’embarquement et validation
Expédition fournisseur avec gestion des UT et des quantites par date
Possibilité d’imprimer une infinité de documents personnalisables en multi langues et multi formats (PDF,xls,word,jpeg....)
Possibilité d’import depuis des fichiers txt/xls
Liaison possible commande fournisseur / commande client
Stockage de documents issus de vos fournisseurs (PDF, XLS, WORD , IMAGES.....)
Outil de simulation des besoins de réapprovisionnement en fonction des ventes, des stocks et des besoins futurs

Financier

Gestion des lettres de crédits avec reprise des informations des commandes
Possibilité de définir les rubriques et conditions systématiques à indiquer dans la lettre de crédit
Possibilité de créer tout mode de règlement fournisseur et de l’utiliser comme une LC
Enregistrement des échéances de paiement et prise en compte des engagements non planifiés
Edition de l’échéancier de paiement par banque / devise / période ou jour
Définition par banque du montant des autorisations et affichage du montant disponible
Recherche des LC/financement en attente de document des banques
Définition des éléments financiers nécessaires lors d’un embarquement qui seront ensuite utilisés lors du calcul du prix de revient (coût de container, BAF, CAF, montant du transport…)
Gestion des différentes échéances de règlement en prévu/réel/réalisé

Suivi du transit

Gestion des expéditions fournisseur pouvant être le regroupement de plusieurs unités de transport
Gestion des embarquements prévisionnels et réels acceptant plusieurs fournisseurs simultanés
Gestion du suivi des unités de transport (ex : container)
Cadencements des livraisons et planification des réceptions pour gérer vos entrées en stock
Gestion des Compagnies maritimes/Transitaire/Transport-Traction
Suivi du bateau assurant le transport
Gestion des numéros de container et des numéros de plomb
Possibilité d’utiliser des références de voyage et des références de dossier multi containers ou embarquements sualisation instantanée de l’état d’un container (embarqué, en douane…)
Visualisation de l’état des documents accompagnant la marchandise (documents originaux reçus, documents financiers reçus, document transitaire…)
Définition des dates à partir desquelles les frais de stockage commencent
Gestion des dates de MAD / ETD / ETA / Douane / Arrivée bateau / Dépôt / Dispo client
Contrôle lors de l'embarquement et validation
Possibilité d’imprimer une infinité de documents personnalisables en multi langue et multi format (PDF,xls,word,jpeg....)
Suivi d’une commande par visualisation des opérations effectuées sur celle-ci (Expédition Entrée en stock...) avec visu des documents

Colibase ERP

La comptabilité.

Factures, avoirs, règlements, écritures comptables et transfert vers vos logiciels : la finance intégrée.

Fonctionnalites associees

Gestion des factures clients
Gestion des avoirs clients manuels
Gestion des avoirs clients (automatiques suite aux litiges)
Calcul automatique des commissions des représentants
Création et impression des traites, avec possibilité de créer une traite regroupant plusieurs factures et/ou avoirs
Génération des écritures comptables des factures et avoirs
Gestion des règlements des clients en devise ou en monnaie locale
Génération des fichiers EDI-AGP de facturation.
Envoi des documents automatique par mail format XLS/Word/TXT.
Génération des écritures comptables de règlements
Gestion des débours clients avec ventilation automatique des sommes utilisées et disponibles
Fichiers journaux (achat, vente, trésorerie, OD)
Suivi des journaux
Edition des bordereaux de remises en banque
Transfert automatique des écritures dans les logiciels de comptabilité : Sage, Ciel, EBP, API, Arcane, Total Compta, Interlogiciel C3/R3, Quadratus…
Création des comptes de tiers automatiquement dans les logiciels de comptabilité
Déclaration d’échange de bien avec interface avec le logiciel IDEP (des douanes)
Document de déclaration de la DEEE avec possibilité de simulation de celle-ci
Gestion de l’affacturage avec possibilité d’éditer automatiquement sur les factures les mentions obligatoires (dans chaque langue) et prise en compte dans les écritures comptables générées pour la comptabilité
Gestion des sociétés d’assurance crédit avec édition des documents de déclaration
Gestion de tableau de bord d’activité
Gestion des objectifs société suivant les axes suivants
Société
Commerciaux/vrp
Type de client
Centrale
Famille
Multiples états complémentaires d’analyses TOP des ventes, des clients, des centrales, des articles, des familles…

Colibase ERP

Les expéditions et la préparation.

Bons de préparation, éclatement par entrepôt, palettes, bons de transport et retours : la logistique d’expédition complète.

Livrabilite des commandes pour mise en preparation

Calcul et génération automatique des bons de préparation par rapport au stock disponible (possibilité de modification manuelle)
Eclatement des bons de préparation par entrepôts
Gestion des éditions décentralisées pour chaque entrepôt
Possibilité de compléter un bon de préparation par un autre
Possibilité de bloquer un bon de préparation depuis la génération dans l’attente d’un complément ou d’une validation commerciale
Possibilité d’affecter des lots de fabrication selon le type de client. Ex : client particulier/professionnel et gestion des lots avec DLC ou DLUO
Validation des bons de préparation avec modifications éventuelles, entrepôt par entrepôt
Validation BP par BP des quantités préparées exprimées en palette et/ou colis
Possibilité d’utiliser des palettes perdues, des palettes Europe, des palettes 100x120, …
Génération du réapprovisionnement des entrepôts avec gestion des entrepôts locaux et des entrepôts distants
Génération automatique des bons de livraisons
Edition des bons de préparation et bons de livraison sur sélection
Edition de tous les documents de transfert ou de contrôle associés à la préparation (ravitaillement, bon de contrôle préparation, fiche de suivi des colis, étiquettes directionnelles, demande de réservation de camion, prise de rendez-vous…)
Possibilité de bloquer un BL en facturation dans l’attente d’un complément d’information ou d’une décision
Calcul et édition des bons de transport
Gestion des retours palettes confiées au transporteur, multi client par période ou au BP
Génération automatique des factures avec création d’une facture par BL ou une facture pour plusieurs BL
Suivi et gestion des retours en stock avec possibilité de créer des avoirs associés aux retours, et d’affecter une ou plusieurs travées de retour
Gestion des litiges et des défectueux avec possibilités des les stocker dans une travée non utilisée pour la préparation de commande.
Gestion des interfaces des sites des transporteurs.
Génération des fichiers EDI-AGP de livraison.
Envoi des documents automatique par mail format XLS/Word/TXT.

Colibase ERP

Les tableaux de bord.

Une vision instantanée par période : commandes, embarquements, livraisons, factures, marges et stock.

Statistiques globales

Par période : date à date année en cours mois en cours journée en cours
Sur une période, visualisation : des commandes fournisseurs (en nombre, montant, en carton) dont quantités embarquées des embarquements (en nombre, montant en carton) dont quantités reçues du stock reçu des commandes clients (en nombre, montant, en carton) dont quantités préparées des commandes clients en préparation (en nombre, montant, en carton) dont quantités livrées des commandes clients en livraison (en nombre, montant, en carton) dont quantités validées des factures/avoirs clients (en nombre et montant) dont quantités livrées + montant et pourcentage de marge sur facture
Visualisation du stock actuel en : montant (Px rendu définitif et px rendu moyen pondéré, en volume, en quantités (pièces et cartons).
Visualisation des données instantanées :
A l’achat : Commandes fournisseur / commandes fournisseurs + Lettres de crédit / en voyage
A la vente : Quantités en (devis/attente/normale/publicité/option) ;
Nombre de bons de préparation à valider ;
Nombre de bordereaux de livraison à valider ;
Nombre de bordereaux de livraison à facturer ;